Politique de protection des données à caractère personnel

1. Qui est le responsable du traitement et qui est le délégué à la protection des données ?

L’étude Neonotaires – Société Notariale traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

Neonotaires – Société Notariale, situé à : Large voie 228 4040 Herstal et Rue de la résistance 9, 4000 Liège,
avec le numéro d’entreprise 0794.498.789, agit en tant que responsable du traitement des données à caractère
personnel effectué au sein de l’étude (ci-après « l’étude »). Le responsable du traitement est la personne
physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
L’étude est soucieuse de la protection de la vie privée. L’étude s’engage à protéger et à traiter vos données à
caractère personnel avec un soin particulier et en toute transparence, dans le strict respect de la législation
relative à la protection de la vie privée, notamment le Règlement général sur la protection des données (UE)
2016/679 (ci-après « RGPD »).

Conformément au RGPD et au Code de conduite¹, l’étude a désigné un délégué à la protection des données, à
savoir Privanot ASBL. Le délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse électronique
suivante : info@privanot.be , ou par lettre à l’adresse suivante : Privanot asbl, Rue de la Montagne 30, 1000
Bruxelles.

Par le biais de cette politique de protection des données à caractère personnel, nous souhaitons vous donner
plus d’explications sur la manière dont nous traitons les données personnelles que nous détenons. Vous
trouverez dans cette politique les réponses aux questions suivantes :

✓ Qui est le responsable du traitement et qui est le délégué à la protection des données ?

✓ Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

✓ Quelle est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel ?

✓ Quelles sont les données à caractère personnel traitées par l’étude ?

✓ Quelles sont les sources d’information ?

✓ À qui vos données à caractère personnel peuvent elles être communiquées ?

✓ Qui sont nos sous-traitants ?

✓ Vos données à caractère personnel seront-elles transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

✓ Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?

✓ Comment la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel sont-elles assurées ?

✓ Quels sont vos droits ?

Notons que les informations relatives au traitement de données à caractère personnel des collaborateurs
internes effectués dans le cadre des ressources humaines figurent dans le règlement du travail de l’étude. Les
informations relatives au traitement de données à caractère personnel des collaborateurs externes dans le
cadre des ressources humaines figurent dans les contrats de service ou les documents de politique générale
de l’étude.

2. Pourquoi vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?

Finalités – L’étude collecte et traite des données à caractère personnel dans le but principal d’assurer la sécurité
juridique des transactions dont le notaire garantit l’authenticité, ainsi que pour la gestion des dossiers confiés
au notaire.

• En outre, les opérations de traitement sont nécessaires pour réaliser d’autres tâches et objectifs importants, à savoir la gestion des dossiers de l’étude, incluant les traitements effectués avant et après l’exécution d’un acte authentique, tels que les recherches et vérifications nécessaires, ainsi que tout autre traitement requis pour accomplir les devoirs du notaire en tant qu’officier public et les missions confiées par les citoyens ;
• gestion administrative et suivi des dossiers des citoyens, y compris la facturation et la comptabilité ;
• Procéder aux vérifications et contrôles nécessaires dans le cadre de la législation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent ;
• optimiser la navigation sur le site web grâce à l’utilisation de cookies ;
• améliorer la convivialité et les services en utilisant le retour d’information des citoyens et l’analyse statistique des opérations et des services de l’étude à l’aide de logiciels ;
• améliorer la qualité des opérations de l’étude dans le cadre de la préparation des actes et des documents nécessaires à l’exercice des fonctions des notaires en tant qu’officiers publics grâce à l’utilisation de systèmes d’intelligence artificielle à faible risque.

3. Quelle est la base légale du traitement de vos données à caractère personnel ?

Licéité – Les traitements de données à caractère personnel effectués par le notaire sont considérés comme
licites dès lors qu’ils sont, dans la plupart des cas, nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle le
notaire est soumis ou nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public dont le notaire chargé du dossier
au sein de l’étude est investi.

Les traitements de données à caractère personnel sont effectués par l’étude sur base, entre autres, pas sans
que ce soit limitatif, des législations suivantes :

• Loi du 25 Ventôse an XI contenant organisation du notariat ;
• Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du
  terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces.

Enfin, la licéité du traitement peut être fondée sur le consentement de la personne concernée, par exemple
lorsque des cookies non fonctionnels sont utilisés sur le site web de l’étude.

4. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par l’étude ?

Suivant les services auxquels vous faites appel, l’étude peut être amenée à traiter les données à caractère
personnel suivantes :

• données d’identification (nom, prénom, état civil, numéro de registre national, lieu et date de naissance, etc.; )
• données de contact (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, etc.) ;
• données économiques et financières (numéro de compte bancaire, etc.) ;
• données relatives à la capacité juridique ;
• données relatives à l’activité professionnelle;
• données relatives aux actes passés au sein de l’étude ;
• données relatives à la composition familiale, sociale, fiscale ou autre que le notaire doit recueillir
• auprès des sources officielles et des administrations concernant votre personne ;
• données relatives à la qualité/satisfaction des services fournis.

5. Quelles sont les sources d’information ?

En tant qu’officier public, pour l’accomplissement de ses activités, le notaire est amené à collecter et utiliser
des données à caractère personnel vous concernant.

Les données à caractère personnel vous concernant proviennent :

• de vous-même ou de votre représentant légal ;
• des sources de données authentiques strictement encadrées par une législation spécifique, comme le Registre national, la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale, le Registre central successoral, le Registre Central des Contrats de Cohabitation et de Mariage, etc. ;
• d’organismes officiels autorisés à fournir des données aux notaires dans le cadre de leurs fonctions publiques ;

6. À qui vos données à caractère personnel peuvent elles être communiquées ?

Les données à caractère personnel traitées par l’étude sont susceptibles d’être communiquées à des tiers
(« destinataires »), suivant le contexte du traitement, et particulier :

• aux partenaires légalement autorisés, tels que les services publics et les institutions notariales, pour la conservation des transcriptions d’actes et de leurs métadonnées dans le cadre de l’enregistrement électronique et pour l’inscription de vos données dans les registres centraux de la profession notarial (p. ex. le Registre central des contrats de mariage, le Registre central des contrats de mandat, le Registre central des déclarations relatives à la désignation d’un administrateur ou d’une personne de confiance, etc.; )
• à la Fédération Royale du Notariat belge asbl, en ce qui concerne les données relatives aux biens immobiliers afin d’être enregistrées dans une base de données notariale ayant pour but est de générer des statistiques et de permettre aux notaires d’estimer la valeur des biens immobiliers dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions ;
• à la Chambre provinciale des notaires concernée par votre dossier et/ou la Chambre nationale des notaires (par exemple, dans le cadre de leurs fonctions en matière de contrôle comptable ou dans le cadre de la prévention et de la lutte contre le blanchiment d’argent) ;
• aux autres notaires impliqués dans votre dossier (par exemple, dans le cadre d’un acte de vente immobilière) ;
• aux Archives de l’État pour la conservation des dossiers, des minutes et des testaments ;
• aux banques impliquées dans votre dossier ;
• à l’expert-comptable/fiscaliste qui gère la comptabilité de l’étude ;
• aux sous-traitants pour la gestion et la continuité de l’étude, tels que les fournisseurs de logiciels pour la préparation des actes.

7. Qui sont nos sous-traitants ?

Un sous-traitant est une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre
organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’étude.

L’étude utilise notamment les catégories de sous-traitants suivants :

• Fournisseur de hardware ;
• Fournisseurs de logiciels, par exemple pour la gestion des dossiers et de la comptabilité ;
• Fournisseur du serveur/back-up ;
• Consultant ou collaborateur externe ;

8. Vos données à caractère personnel seront-elles transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ?

En principe, vos données à caractère personnel ne seront pas transférées en dehors de l’Espace économique
européen (ci-après « EEE »).

Toutefois, dans l’hypothèse où vos données à caractère personnel seraient néanmoins transférées vers des
pays situés en dehors de l’EEE et que la Commission européenne a considéré que le pays vers lequel les
données sont transférées n’offre pas un niveau de protection adéquat, l’étude s’efforcera de protéger vos
données à caractère personnel en fournissant des garanties supplémentaires (par exemple, en concluant des
clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, en adoptant des règles d’entreprise
contraignantes, etc.).

9. Combien de temps vos données à caractère personnel seront-elles conservées ?

En vertu du principe de limitation de la conservation des données à caractère personnel, les données
susmentionnées ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité
poursuivie, et ce, en fonction des lois spécifiquement applicables et des délais de prescription des créances
commerciales et personnelles. Les durées de conservation ci-dessous correspondent aux durées de
conservation indiquées dans le registre des activités de traitement de l’étude.

Les durées de conservation varient suivant la nature des documents, à savoir :

• les fiches clients des citoyens seront conservées aussi longtemps que le citoyen n’aura pas choisi de
  changer de notaire, et seront conservées au maximum pendant toute la durée de vie du citoyen pour
  permettre la prestation de services de conseil (conformément à l’article 9 de la loi Ventôse An XI
  contenant organisation du notariat) ;
• les dossiers sont conservés pendant 75 ans suivant leur clôture à des fins de preuve
• les minutes sont conservées pendant 75 ans après la signature de l’acte et seront ensuite transférées aux archives de l’État (conformément à l’article 62 de la loi Ventôse An XI contenant organisation du notariat ) ;
• les livres (comptes) sont conservés pendant 10 ans après la clôture de l’exercice comptable (conformément à l’article 33 loi Ventôse An XI contenant organisation du notariat ) ;
• les relevés de compte sont conservés pendant 10 ans après la clôture de l’exercice (conformément à l’article 33 de la loi Ventôse An XI contenant organisation du notariat ) ;
• les données à caractère personnel visées par la loi sur le blanchiment d’argent sont supprimées au terme d’une période de conservation de 10 ans (conformément aux articles 60 et 62, paragraphe 1, de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces) ;
• les données à caractère personnel traitées pour la gestion du site web sont conservées aussi longtemps que nécessaires pour l’atteinte des objectifs ;
• les données à caractère personnel traitées dans le cadre des logiciels d’Intelligence artificielle ne seront plus traitées par ces technologies une fois votre dossier clôturé par l’étude.

10. Comment la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles sont-elles garanties ?

L’étude prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité
adapté au risque. En outre, l’étude veille à adopter les mesures de sécurité pour le traitement des données à
caractère personnel énoncées dans le Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier
2021.

L’étude notariale veille notamment à ce que :

• l’accès aux locaux contenant des supports de données soit réservé aux personnes autorisées ;
• l’environnement du serveur soit correctement sécurisé ;
• les données à caractère personnel soient conservées et détruites en toute sécurité ;
• un accès sécurisé aux données nécessaires pour atteindre la finalité poursuivie soit fourni aux employés et aux sous-traitants ;
• une procédure de notification de toute violation de données à caractère personnel applicable à tous les membres de l’étude soit mise en place ;
• une procédure de gestion des droits des personnes concernées applicable à tous les membres de l’étude soit mise en place ;
• une politique de sécurité de l’information accessible à tous les membres de l’étude soit mise en place ;
• il existe une politique de sensibilisation au RGPD pour les membres de l’étude ;
• des mesures de sécurité techniques, telles que des pare-feu, des logiciels antivirus et des mises à jour de sécurité régulières, soit appliquées.

Ces mesures sont régulièrement contrôlées et révisées par le DPO susmentionné à la suite d’un contrôle.

L’étude a, conformément à l’article 28 du RGPD et à l’article 2 du Code de déontologie de la Chambre nationale
des notaires du 28 janvier 2021, signé un contrat de sous-traitance avec les différents sous-traitants auxquels
elle fait appel.

11. Quels sont vos droits ?

En vertu de la loi sur la protection des données, vous disposez, en tant que personne concernée par le
traitement de vos données à caractère personnel par l’étude, de plusieurs droits.

Ainsi, vous avez, suivant les circonstances et sous réserve du respect de ses obligations légales et
l’accomplissement de ses missions d’intérêt public par le responsable du traitement, les droits suivants :

• Droit d’information : vous avez le droit de connaître, entre autres, les données à caractère personnel que l’étude traite à votre sujet, les finalités de ce traitement, la durée de conservation de ces données, etc. ;
• Droit d’accès : vous avez le droit de consulter et obtenir communication des données à caractère personnel vous concernant détenues et traitées par
  l’étude ;
• Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant ;
• Droit à l’effacement : vous avez le droit de demander la destruction de vos données à caractère personnel traitées par l’étude ;
• Droit à la limitation du traitement : vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple si vous contestez l’exactitude des données ;
• Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un tiers ;
• Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par l’étude notariale.

Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l’étude par e-mail etude@neonotaires.be ou par lettre Large voie 228 4040 Herstal ou auprès du délégué à la protection des données par e-mail info@privanot.be

Enfin, si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés conformément au RGPD, vous êtes habilité à
introduire une réclamation ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (rue de la
Presse 35, 1000 Bruxelles ou via leur site web https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

1. Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d’application du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires. ↩︎

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